Đánh giá nội bộ HTQL (QMS, EHS, OH&S, EnMS,…) bằng tư duy, không phải bằng Checklist

Đánh giá nội bộ bằng “Tư duy”, không phải bằng Checklist

Giả sử hôm nay tôi được phân công đánh giá Bộ phận Kho hoặc Bộ phận Mua hàng trong hệ thống EHS của doanh nghiệp.

Tôi bước vào và bắt đầu:

Chào anh chị, tôi là Andrew Nguyễn, đánh giá viên nội bộ hệ thống EHS.

Hôm nay đoàn đánh giá đến đây không phải để tìm lỗi hay kiểm tra anh chị có thuộc bài hay không.

Chúng tôi đến để tìm hiểu mức độ phù hợp của cách thức bộ phận đang vận hành hệ thống quản lý theo các quy định mà công ty đã thiết lập.

Sau phần giới thiệu ngắn gọn, cuộc đánh giá bắt đầu.

Bước 1: Xác định đối tượng và vai trò

Anh chị cho tôi biết họ tên được không?

Hiện anh chị đang làm việc tại bộ phận nào?

Vị trí công việc của anh chị là gì?

Bộ phận có sơ đồ tổ chức hay phân công chức năng nhiệm vụ không?

Có bản mô tả công việc quy định quyền hạn, trách nhiệm của anh chị không?

Ngay tại đây, tôi đã bắt đầu đánh giá:

• Vai trò và trách nhiệm (Điều khoản 5.3)
• Nhận thức về chức năng nhiệm vụ
• Thông tin dạng văn bản liên quan

Nếu nhân viên không biết mình chịu trách nhiệm gì thì đó đã là một dấu hiệu cần quan tâm.

Bước 2: Đánh giá nhận thức về hệ thống

Tiếp tục hỏi:

Anh chị có biết công ty đang áp dụng những hệ thống quản lý nào không?

Trong hệ thống EHS thì bộ phận của anh chị có vai trò gì?

Anh chị có biết chính sách EHS của công ty không?

Chính sách đó được công bố ở đâu?

Anh chị biết đến chính sách đó bằng cách nào?

Những câu hỏi này đang giúp đánh giá:

• Cam kết lãnh đạo
• Chính sách EHS
• Truyền đạt thông tin
• Nhận thức

Nếu nhân viên trả lời:

• Dạ em biết vì lúc đào tạo hội nhập có học.
• Trên bảng tin cũng có dán.
• Hằng năm có truyền thông lại.

Tôi sẽ hỏi tiếp:

Có hồ sơ đào tạo hoặc hồ sơ truyền thông nào chứng minh điều đó không?

Lúc này bằng chứng khách quan bắt đầu xuất hiện.

Bước 3: Đi vào quá trình của bộ phận

Sau khi hiểu con người, tôi bắt đầu tìm hiểu công việc.

Bộ phận của anh chị thực hiện những quá trình nào?

Các công việc đó được hoạch định như thế nào?

Có quy trình, hướng dẫn công việc hay tiêu chuẩn thao tác không?

Khi phát sinh công việc mới thì thực hiện như thế nào?

Lúc này tôi đang đánh giá:

• Hoạch định quá trình
• Kiểm soát vận hành
• Tính đồng nhất trong thực hiện công việc

Tôi thường yêu cầu:

Anh chị mô tả cho tôi một công việc cụ thể từ đầu đến cuối.

Khi nhân viên kể lại quá trình, tôi sẽ lần theo các bằng chứng.

Không cần checklist.

Chỉ cần tư duy truy vết.

Bước 4: Đánh giá rủi ro và cơ hội

Tiếp theo:

Bộ phận anh chị có những rủi ro nào ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu?

Khi xây dựng kế hoạch công việc, các rủi ro đó có được xem xét không?

Có hồ sơ nhận diện hoặc đánh giá rủi ro không?

Đối với EHS:

Bộ phận có những mối nguy nào về an toàn?

Có khía cạnh môi trường nào liên quan đến hoạt động của bộ phận không?

Việc đánh giá mức độ rủi ro được thực hiện như thế nào?

Sau khi đánh giá thì đã áp dụng biện pháp kiểm soát gì?

Sau đó tôi sẽ chọn ngẫu nhiên một vài nội dung:

Anh chị nói hoạt động vận chuyển hóa chất có rủi ro tràn đổ.

Cho tôi xem biện pháp kiểm soát hiện nay.

Tôi tiếp tục đi thực địa để xác nhận.

Đây chính là tư duy: Từ nhận diện → đánh giá → kiểm soát → kiểm chứng hiệu lực.

Bước 5: Đánh giá mục tiêu và kế hoạch hành động

Một câu hỏi rất quan trọng mà nhiều checklist lại bỏ qua bản chất:

Bộ phận năm nay có mục tiêu nào không?

Các chỉ tiêu đó được theo dõi như thế nào?

Kết quả hiện tại ra sao?

Ví dụ:

• Không tai nạn lao động.
• Giảm lượng chất thải nguy hại.
• Giảm tỷ lệ hàng lỗi.
• Giảm sự cố môi trường.

Tôi sẽ hỏi tiếp:

Để đạt được mục tiêu này, bộ phận đã thực hiện những hoạt động gì?

Ai chịu trách nhiệm?

Tiến độ thực hiện được theo dõi ra sao?

Nếu mục tiêu chưa đạt:

Bộ phận đã phân tích nguyên nhân chưa?

Có hành động khắc phục hay cải tiến nào được thực hiện không?

Lúc này tôi đang lần theo chuỗi:

Mục tiêu → Kế hoạch → Thực hiện → Đo lường → Đánh giá → Cải tiến.

Bước 6: Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu thực tế

Tôi luôn quan tâm đến một câu hỏi:

Điều anh chị vừa nói có bằng chứng nào chứng minh không?

Ví dụ:

• Báo cáo theo dõi KPI.
• Báo cáo môi trường.
• Biên bản họp.
• Hồ sơ đánh giá rủi ro.
• Phiếu kiểm tra an toàn.
• Hồ sơ khắc phục sự cố.
• Hồ sơ đào tạo.

Từ hồ sơ tôi lại xuất hiện thêm các câu hỏi mới.

Ví dụ:

Tôi thấy tháng 5 chỉ tiêu này không đạt.

Bộ phận đã làm gì sau đó?

Hoặc:

Trong biên bản có yêu cầu khắc phục.

Hiện nay việc khắc phục đã hoàn thành chưa?

Đây chính là nghệ thuật lần theo bằng chứng.

Bước 7: Ra hiện trường xác nhận

Một nguyên tắc tôi luôn áp dụng:

Đừng chỉ đánh giá trên giấy.

Nếu hồ sơ nói rằng:

• Người lao động đã được đào tạo.
• PPE được cấp phát đầy đủ.
• Hóa chất được quản lý tốt.
• Chất thải được phân loại đúng.

Tôi sẽ ra hiện trường để xác nhận.

Tôi có thể hỏi ngẫu nhiên một nhân viên:

Anh cho tôi biết nếu xảy ra tràn đổ hóa chất thì anh xử lý thế nào?

Hoặc:

Anh có biết điểm tập kết khẩn cấp ở đâu không?

Những câu trả lời thực tế thường phản ánh hiệu lực của hệ thống rõ hơn rất nhiều bộ hồ sơ được chuẩn bị đẹp mắt.

Bước 8: Lần theo hành động khắc phục và cải tiến

Nếu phát hiện sự cố hoặc điểm không phù hợp trước đây:

Công ty đã xử lý thế nào?

Nguyên nhân gốc được xác định ra sao?

Hành động khắc phục là gì?

Có đánh giá hiệu lực sau khắc phục không?

Nếu vấn đề liên quan đến năng lực:

Có tổ chức đào tạo bổ sung không?

Hồ sơ đào tạo ở đâu?

Sau đào tạo năng lực có được đánh giá lại không?

Như vậy tôi đã đi qua các yêu cầu về:

• Không phù hợp.
• Hành động khắc phục.
• Cải tiến.
• Năng lực.
• Đào tạo.

Kết luận

Nếu quan sát toàn bộ cuộc đánh giá ở trên, chúng ta sẽ thấy tôi gần như không cần một checklist chi tiết.

Tôi chỉ cần:

• Hiểu tiêu chuẩn.
• Hiểu quá trình.
• Hiểu tư duy đánh giá.
• Có một biểu mẫu ghi nhận bằng chứng.

Từ vài câu hỏi ban đầu, cuộc đánh giá sẽ tự nhiên dẫn dắt người đánh giá đi xuyên suốt hệ thống:

Bối cảnh → Vai trò trách nhiệm → Chính sách → Hoạch định → Rủi ro và cơ hội → Mục tiêu → Vận hành → Theo dõi đo lường → Sự không phù hợp → Khắc phục → Cải tiến.

Mỗi câu trả lời đều tạo ra câu hỏi tiếp theo.

Mỗi bằng chứng đều dẫn đến một bằng chứng khác.

Đó chính là cách các đánh giá viên trưởng thành tư duy.

Họ không đi tìm xem checklist còn bao nhiêu ô chưa tích.

Họ đi tìm xem hệ thống có thực sự đang vận hành, có hiệu lực và đang tạo ra giá trị cho doanh nghiệp hay không.

Checklist giúp người mới không bị lạc đường. Nhưng tư duy đánh giá mới biến một người kiểm tra thành một đánh giá viên thực thụ.

Bài viết bởi Andrew Nguyễn,Ph.D.,
Chuyên gia của Captech Việt Nam

 

Pages: 1 2